Bei der Suche nach einem leicht bedienbaren, benutzerfreundlichen System für das Management seiner Kostenstellen- und Finanzberichte entschied sich Eversource Energy für Board und begann, mit der flexiblen Board-Entscheidungsfindungsplattform seine manuellen Prozesse für das Finanz-Reporting zu ersetzen. Das Finanz-Reporting wurde standardisiert und automatisiert, um schnellere und zuverlässigere Ergebnisse zu erzielen. Die Mitarbeitenden sind nun in der Lage, selbstständig an den Daten zu arbeiten und so die Produktivität im gesamten Unternehmen zu steigern.
Board hat unserem Team eine einheitliche, unternehmensweite Arbeitsumgebung für den Zugriff auf Finanz- und Transaktionsdaten in nahezu Echtzeit zur Verfügung gestellt. Unsere Geschäftsbereiche und Führungskräfte sind mehr als zufrieden damit, wie einfach die Arbeit mit der Plattform ist und wie viel mehr Transparenz sie gewonnen haben.
Fran Berger
Manager, Performance And Financial SystemsEversource Energy, ein Standard & Poor’s 500 Energieunternehmen mit Sitz in Connecticut, Massachusetts und New Hampshire, ist der größte Energieversorger in New England. Eversource engagiert sich für Sicherheit, Zuverlässigkeit und Umweltschutz mit dem Ziel, die Energieoptionen für seine 4 Millionen Strom- und Erdgaskunden zu erweitern.
Die Herausforderung: Unzureichende Bereitstellung von Finanzdaten für die verschiedenen Unternehmensbereiche
Nach der Fusion von Northeast Utilities und NSTAR im Jahr 2012 benötigte Eversource eine neue Lösung, um dem gesamten Unternehmen Zugang zu den Finanzdaten von Kostenstellen und Investitionsprojekten zu verschaffen – von den Projektmanagern bis hinauf zum Vorstand. Das Unternehmen verfügte zwar über ein Buchhaltungssystem, mit dem man Transaktionsdetails einsehen konnte, aber der Zugriff war hauptsächlich auf das Finanzteam beschränkt, weil das System nicht sehr benutzerfreundlich war und technisches Know-how erforderte. Dies beeinträchtigte die Transparenz für die Manager der allgemeinen Geschäftsbereiche.
Die Verteilung dieser Informationen war ein eher manueller Prozess. Die unterschiedlichen monatlichen Finanzberichte wurden unabhängig voneinander von der Finanzabteilung erstellt und per E-Mail an die verschiedenen Abteilungen versandt. Die Dateiversionen und -formate waren jedoch immer schwieriger zu verwalten und die Daten waren häufig nicht aktuell genug. Ohne einen standardisierten Ansatz war es für die Mitarbeitenden schwierig, Informationen in Echtzeit zu erhalten, um mit den Finanzdaten Up-to-Date zu bleiben.
Eines der größten Probleme war, dass die Kostenstellenleiter während des laufenden Monats keinen Zugriff auf den Status ihrer Abteilung oder ihres Projekts hatten. Die Finanzabteilung versandte die Berichte monatlich per E-Mail, nachdem die Konten zum Abschluss gebracht worden waren. Oft wurden die Berichte erst in der Mitte des nächsten Monats zugestellt. Dadurch war es zu spät, auf Probleme mit Aufwendungen oder Abweichungen vom Budget zu reagieren.
Für die Mitarbeitenden wurde es immer schwieriger, zeitnah und effizient auf die Daten zuzugreifen. Daher entschied sich Eversource für eine einheitliche Plattform, die die großen Datenmengen aus allen Quellen zusammenführt und sie nicht nur dem Finanzteam, sondern auch den Geschäftsbereichen im gesamten Unternehmen zur Verfügung stellt. Der Wunsch war es, den Nutzern Zugang zu tagesaktuellen, genauen und umfassenden Transaktionskostendaten zu geben, die sich auf einfache Weise direkt am Arbeitsplatz analysieren lassen.
Um die Fachabteilungen in die Lage zu versetzen, selbständiger und verantwortungsbewusster mit den Finanzdaten umzugehen und weniger auf Finanzanalysten angewiesen zu sein, und um ein zuverlässiges Verfahren für die Übermittlung von Jahresabschlussinformationen an die Geschäftsleitung zu schaffen, musste das neue System benutzerfreundlich sein. Zudem musste es über Drill-Down-Funktionen verfügen, um Details auf Transaktionsebene zu erhalten.
„Wir waren auf der Suche nach einem benutzerfreundlichen Point-and-Click-System, das den Mitarbeitenden Daten auf Knopfdruck zur Verfügung stellt, die Details auf Transaktionsebene einfach aufschlüsselt und mit großen Datenmengen umgehen kann. Das hat uns zu Board geführt“, sagt Fran Berger, Manager, Performance and Financial Systems bei Eversource.
Die Lösung: Visuelle Business Intelligence, geeignet für mobile Endgeräte
Nach der Bewertung mehrerer Anbieter im BI-Bereich und der Evaluierung einer möglichen internen Lösung entschied sich Eversource für die Entscheidungsfindungsplattform von Board, die Business Intelligence, Planung und Predictive Analytics auf einer einzigen Plattform vereint. Board bot die beste Funktionalität für Finanz-Reporting und Dashboarding. Die Board-Plattform ermöglicht es Datenanalysen zu standardisieren, bietet ein Self-Service-Modell für Fachanwender und versetzt das Unternehmen letztlich in die Lage, eine Kultur der finanziellen Verantwortung jedes Mitarbeitenden zu fördern. Auch die Möglichkeit, mobile Endgeräte dafür zu nutzen, überzeugten das Eversource-Team.
„Ein wichtiger Punkt für uns war, wie Board mit unseren Finanzsystemen interagiert und große Mengen an Transaktionsdaten verarbeiten kann“, erklärt Fran Berger. „Zusammen mit dem Board Team haben wir unsere gesamten Finanzdaten übernommen. Auch die Integration von Board mit Microsoft Office-Produkten war ein Pluspunkt.“
Eversource hat mehrere verschiedene Datenbankkapseln innerhalb der Board-Lösung erstellt, die für verschiedene Rollen der Mitarbeitenden gedacht sind und Reporting-Funktionen enthalten, die den 800 Benutzern wertvolle Erkenntnisse liefern. Die primäre Funktionskapsel bietet dem Team Informationen zu den Ausgaben auf Abteilungsebene, so dass sie die tatsächlichen gegenüber den geplanten Kosten leicht analysieren können. Jede Abteilung bei Eversource verfügt außerdem über einen eigenen Bereich innerhalb der Projektkapsel. Hier erhalten die Abteilungen einen Überblick über Projektkosten und -status, ohne beim Finanzteam oder dem IT-Team um Unterstützung bitten zu müssen.
Neben der Bereitstellung von Informationen zu den Kosten bietet Board auch einen komprimierten und genauen Überblick über die Jahresabschlüsse, die die Führungskräfte bisher per E-Mail erhielten. Diese Informationen stehen ihnen nun auf ihrem Desktop zur Verfügung, und sie können per Mausklick interessante Posten aufschlüsseln.
„Board bietet unserem Team eine einheitliche, unternehmensweite Self-Service-Umgebung zur Anzeige von Finanz- und Projektstatus, die unsere Führungskräfte und Fachanwender sehr schätzen. Die Projektmanager können so oft sie wollen überprüfen, wie es um ihr Projekt steht, einschließlich aktueller Aufwendungen und Rechnungen. So können sie eventuelle Unstimmigkeiten in den Daten schnell bereinigen“, fügt Fran Berger hinzu.
Während der einführenden Trainings für die Board-Plattform konnten die Eversource Power User ihre eigenen Reports erstellen und bekamen ein Mitspracherecht für die Gestaltung der Prozesse. Je mehr sie über das System lernten, desto stärker konnten sie die Reports und Prozesse verbessern. Dies führte zu großen Zeiteinsparungen und Effizienzsteigerungen.
„Board ist auch regional sehr präsent. Das war ein Pluspunkt für uns. Alle bei Board waren sehr entgegenkommend. Wir haben uns mehrmals vor Ort getroffen, was dazu beigetragen hat, eine intensive Beziehung aufzubauen“, sagt Fran Berger.
Die Vorteile: Konsistentes Finanz-Reporting und bessere Zusammenarbeit im Team
Einer der größten Vorteile der Einführung von Board bei Eversource war die verstärkte Zusammenarbeit im Team durch den zeitnahen Zugriff auf die Finanzdaten im gesamten Unternehmen. Das führte zu folgenden Ergebnissen:
• Schneller Überblick über die Finanzdaten und schnelle Antworten auf Datenanfragen
• Verstärkte Aufmerksamkeit auf Budget-Ergebnisse
• Standardisierter Ansatz für die Berichterstattung
• Gesteigerte Effizienz und Produktivität durch Self-Service-Modell
• Mehr Möglichkeiten für Mitarbeitende
Schnelle Ergebnisse und Antworten
Die Automatisierung des Finanzprozesses hat es dem Team ermöglicht, den manuellen Aufwand und die Hin- und Her-Kommunikation per E-Mail zu reduzieren. Die Finanzdaten werden nahezu in Echtzeit bereitgestellt, so dass die Geschäftsbereiche die Finanzdaten schneller erhalten, was die Sichtbarkeit und Transparenz der Leistung erhöht. Dies ist besonders nach einer Naturkatastrophe nützlich, wie Fran Berger erklärt:
„Wenn ein Ereignis wie der jüngste Hurrikan eintritt, können die Einsatzbereiche die entstandenen Kosten schneller überprüfen und die Informationen zeitnah weitergeben.“
Höhere Kostentransparenz
Mit Board können die Kostenstellenleiter nun täglich statt monatlich die Kosten überprüfen, was bedeutet, dass sie schneller erkennen können, ob es bei einem Projekt Probleme gibt, das Budget über- bzw. unterschritten wird oder ob bestimmte Kosten unangemessen erscheinen. Auf diese Weise können sie fundiert und schnell Korrekturmaßnahmen ergreifen, die Genauigkeit der Budgetplanung erhöhen und zukünftige Probleme vermeiden.
Standardisiertes Reporting
Eversource konnte auch die monatliche Gegenüberstellung von Ist- und Planwerten und das Reporting mit Hilfe einer Board-Kapsel standardisieren. Dies erlaubt, alle Daten eines Monats zu erfassen und durchgängige Berichte zu erstellen, die die Endbenutzer jederzeit direkt auf ihrem Bildschirm einsehen können. Dadurch müssen die Analysten keine detaillierten Budgetberichte mehr erstellen und monatlich per E-Mail verschicken. Das spart Zeit und verbessert den Zugang zu aktuellen Informationen. Durch die Integration mit der Budgetkapsel hat das Team die Möglichkeit geschaffen, Kommentare und Erklärungen zu den Abweichungen einzugeben, so dass die Benutzer nicht nur die Ist-Daten im Vergleich zu den Plandaten im Laufe des Monats sehen können, sondern auch Notizen hinzufügen können, um denjenigen, die die Daten überprüfen, wichtige Zusatzinformationen zu liefern.
„Letztes Jahr haben wir die Eingabe von Kommentaren eingeführt, so dass wir jetzt die Möglichkeit haben, Erklärungen zu Abweichungen in die Budgetkapsel einzugeben, was eine ganz andere Qualität bedeutet. Die Abweichungserläuterungen am Monatsende ergänzen die Ergebnisse, die wir täglich in Form von Zahlen erhalten“, fügt Fran Berger hinzu.
Höhere Effizienz und Produktivität
„Board hat uns bei der Budgetplanung und im Finanzbereich viel Zeit gespart“, erklärt Fran. Dies ermöglicht es den Analysten, mehr Zeit für höherwertige Tätigkeiten zu verwenden und dem Unternehmen mehr strategische Erkenntnisse zu liefern. Außerdem ist nun mehr Raum für substanzielle Fragen und Gespräche in den Geschäftsbereichen. Die Analysten können mehr erledigen und sich auf die höherwertigen Tätigkeiten konzentrieren, während die einfacheren Fragen schneller (und häufig selbständig) beantwortet werden können, da die Informationen in Board leicht verfügbar sind.
„Wir sind produktiver und effizienter geworden, und wir haben es geschafft, eine Kultur der finanziellen Verantwortung innerhalb der Geschäftsbereiche zu etablieren. Das war unser erklärtes Ziel, und ich denke, wir haben es erreicht“, sagt Fran Berger.
Mehr Möglichkeiten für Anwender
Die Mitarbeitenden der Geschäftsbereiche von Eversource können nun problemlos selbst auf Finanzinformationen in Board zugreifen, während diese Informationen früher nur auf Anfrage oder im Monatsbericht zur Verfügung standen. Jeder, von der Personalabteilung über die IT-Abteilung bis hin zu den operativen Abteilungen, ist nun in der Lage, Board zu nutzen, die benötigten Informationen einfach abzurufen und sogar Fragen selbst zu beantworten. Dies hat im gesamten Unternehmen zu mehr Selbstständigkeit und Produktivität geführt.
„Die Arbeit mit Board ist wirklich sehr einfach für alle Mitarbeitenden. Ich denke, das ist der Schlüssel und der größte Vorteil für uns. Unser Finanzbereich hat dadurch mehr Zeit für Analysen und für die Arbeit auf höchster Ebene. Die Informationen stehen den Leuten viel schneller zur Verfügung, was die Kultur völlig verändert hat“, berichtet Fran Berger.
Die Zukunft: Ausbau der verfügbaren Reports
Board hat sich bei der Standardisierung von Budget-Reports und der Bereitstellung von Informationen für Hunderte von Nutzern als so erfolgreich erwiesen, dass Eversource plant, die Informationen und Funktionalitäten innerhalb des Systems auszubauen. Das Unternehmen erweitert die Jahresabschlüsse, macht Rechnungen für Drill-Throughs bis zur Transaktionsebene verfügbar, fügt Arbeitsberichte hinzu, passt das Reporting für das Übertragungsgeschäft an und erwägt die Einführung von Unternehmensmetriken in Board.
„Wir sind immer auf der Suche nach Verbesserungen. Wir erhalten viel Feedback vom Advisory Committee und von unseren Nutzern zu Verbesserungen und erweiterten Reporting-Funktionen. Wir sehen unsere Nutzung von Board nicht als statisch an, sondern entwickeln sie ständig weiter“, fasst Fran Berger zusammen.
