{"id":112126,"date":"2021-06-02T10:52:50","date_gmt":"2021-06-02T10:52:50","guid":{"rendered":"https:\/\/www.board.com\/blog\/vier-erkenntnisse-hm-personalplanung"},"modified":"2025-12-10T10:59:46","modified_gmt":"2025-12-10T10:59:46","slug":"vier-erkenntnisse-hm-personalplanung","status":"publish","type":"blogs","link":"https:\/\/wwwstg.board.com\/de\/blog\/vier-erkenntnisse-hm-personalplanung","title":{"rendered":"Vier Erkenntnisse aus dem Webinar ‚How H&M Took Workforce Planning to the Next Level‘"},"content":{"rendered":"

Die Einzelhandelsbranche entwickelt sich st\u00e4ndig weiter, und es sieht so aus, als sei der Wandel der gemeinsame Nenner, dem sich alle Unternehmen der Branche heutzutage stellen m\u00fcssen. Das Kaufverhalten und vor allem die Erwartungen der Kunden an ihre Einkaufserlebnisse \u00e4ndern sich weiterhin rasant. Es scheint, als m\u00fcssten die Einzelhandelsunternehmen ihr Gesch\u00e4ftsmodell fast t\u00e4glich anpassen.<\/p>

Einzelhandelsunternehmen m\u00fcssen sicherstellen, dass ihre Belegschaft \u00fcber die gleiche Agilit\u00e4t, Flexibilit\u00e4t und Anpassungsf\u00e4higkeit verf\u00fcgt, um zu \u00fcberleben und zu wachsen. Gleichzeitig m\u00fcssen diese Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen den hohen Anforderungen an das Serviceniveau in den Verkaufsr\u00e4umen und einer reibungslos funktionierenden Logistik entlang der Wertsch\u00f6pfungskette finden.<\/p>

Die wichtigsten Erkenntnisse aus den Erfahrungen von H&M mit Board<\/strong><\/p>

Kein Einzelhandelsunternehmen hat sich die oben skizzierten Anforderungen mit gr\u00f6\u00dferem Erfolg zu Herzen genommen als H&M, eines der gr\u00f6\u00dften Modeunternehmen der Welt. Mit der Weiterentwicklung der urspr\u00fcnglichen Board-Implementierung und deren Ausbau hat das Unternehmen seine Personalplanung umgestaltet. Es hat einen belastbaren, integrierten Ansatz f\u00fcr die Einzelhandelsplanung in seinen 4.950 station\u00e4ren Gesch\u00e4ften in 74 L\u00e4ndern eingef\u00fchrt. Alia Strub, Head of Workforce Management bei H&M, gew\u00e4hrte den Kunden und Interessenten von Board w\u00e4hrend eines k\u00fcrzlich durchgef\u00fchrten Webinars einen Blick hinter die Kulissen der Personalplanung mit Advanced Analytics von Board. Hier sind einige der wichtigsten Erkenntnisse aus dieser beeindruckenden Pr\u00e4sentation.<\/p>

Zun\u00e4chst jedoch ein Lob an die F\u00fchrungskr\u00e4fte und Mitarbeitenden der Abteilung Workforce Management von H&M, die die anspruchsvolle Planungsl\u00f6sung eigenst\u00e4ndig entwickelt und implementiert haben. Das Einzelhandelsunternehmen hat die Aufgabe selbst in die Hand genommen und nicht an Berater – von Board oder seine Partner – abgegeben. Damit hat H&M der Branche gezeigt, dass die Eigenentwicklung von L\u00f6sungen (auf Basis der intelligenten Planungsplattform von Board) m\u00f6glich ist.<\/p>

Erkenntnis Nr. 1 – Starten Sie mit einer iterativen integrierten L\u00f6sung f\u00fcr die Einzelhandelsplanung \u2013 der weitere Ausbau ergibt sich von selbst<\/strong><\/p>

Die Beziehung zwischen H&M und Board begann 2012 mit einem Business Process Management (BPM)-System, das auf Board V8 basierte und spezielle Add-ons f\u00fcr H&M enthielt. 2014 kam ein zweites System namens Function Planning hinzu, das die Standardfunktionen von Board nutzt. 2016 entschied sich H&M, sein erstes ma\u00dfgeschneidertes System auf Basis von Board zu entwickeln. Dabei handelte es sich im Wesentlichen um ein Reporting-Tool, mit dem die neuesten Key Performance Indicators (KPIs), die aus den ersten beiden Systemen hervorgingen, nachverfolgt werden konnten. Verkaufsdaten und Belegdaten konnten innerhalb von 15 Minuten abgerufen werden. Auf diese Weise entwickelte H&M die Berechnung und Darstellung seiner ersten KPIs (z. B. Kundenkonversionsrate).<\/p>

Ende 2018-2019 erforderte das Wachstum eine Neubewertung der Anforderungen und Anspr\u00fcche an ein Personalplanungs- und -managementsystem<\/a>. Das Unternehmen befand sich an einem Scheideweg und f\u00fchrte eine Beurteilung von Board und anderen Anbietern durch. Die Anforderungen wurden in vier Kategorien eingeteilt: „Decisions with More“, „Decisions with Different“, „Decisions on Other“ und „Decisions on New“. Das Ergebnis war im Februar 2019 die Einf\u00fchrung des neuesten Systems von Board f\u00fcr \u00a0H&M mit dem Namen SYNAPS, das die vorherigen Systeme zusammenf\u00fchrte und einige neue Funktionen hinzuf\u00fcgte. \u201eDas war der Zeitpunkt, an dem wir wirklich begonnen haben, jedes Tool, jeden Report, jeden KPI usw. in der Board-Plattform zu entwickeln. Und wir haben vor, das System mit Board noch weiter auszubauen“, erkl\u00e4rt Alia Strub.<\/p>

Decisions with More <\/em>bedeutete im Wesentlichen, ein System zu haben, mit dem Entscheidungen getroffen werden k\u00f6nnen, die das Wachstum vorantreiben und unterst\u00fctzen. Im Jahr 2012 hatte H&M beispielsweise 2.512 Gesch\u00e4fte mit vier Marken, w\u00e4hrend es heute rund 5.000 Gesch\u00e4fte und neun Marken sind. Auch die Zahl der KPIs ist gestiegen: von 12 im Jahr 2012 auf 160 heute. Dies erforderte mehr Datentracking und die F\u00e4higkeit, die Daten schnell verf\u00fcgbar zu haben. Im Jahr 2012 konnten Alia Strub und ihr Team nur tagesaktuelle Daten einsehen, w\u00e4hrend sie heute alle 15 Minuten \u00fcber aktualisierte Daten verf\u00fcgen k\u00f6nnen. H&M hat die Aktivit\u00e4ten, die in den Filialen verfolgt und umgesetzt werden, erh\u00f6ht, und die Datenmenge in acht Jahren um das 700-fache gesteigert.<\/p>

Erkenntnis Nr. 2 – Ein flexibles System muss den unterschiedlichen Bed\u00fcrfnissen der Beteiligten gerecht werden <\/strong><\/p>

H&M hatte drei Hauptinteressengruppen ermittelt, auf deren Anforderungen die verschiedenen Entscheidungen abgestimmt werden mussten. Alle drei Gruppen hatten unterschiedliche Erwartungen und Annahmen dar\u00fcber, was sie von den Daten erwarten. Eine Gruppe wollte die Profitabilit\u00e4t optimieren. Sie war zwar auch an Daten auf L\u00e4nder- und Markenebene interessiert, aber die Profitabilit\u00e4t stand an erster Stelle. Das Managementteam der Filiale wollte das bestm\u00f6gliche Kundenerlebnis vom Betreten bis zum Verlassen der Filiale gew\u00e4hrleisten. Und nicht zuletzt wollte das F\u00fchrungsteam sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit sinnvoller, produktiver Arbeit besch\u00e4ftigt sind, und zwar auf der Grundlage der Aufgaben, die alle 15 Minuten erledigt werden m\u00fcssen. (Um es klarzustellen: H&M \u00fcberwacht die Aktivit\u00e4ten der Mitarbeiter nicht alle 15 Minuten. Es geht darum, die Mitarbeiter mit erf\u00fcllenden und gleichzeitig profitablen Aufgaben zu besch\u00e4ftigen, die das Kundenerlebnis verbessern).<\/p>

Die Mitarbeiter mussten mit neuen Methoden ausgestattet werden, um Entscheidungen treffen zu k\u00f6nnen. Die Notwendigkeit, Einsch\u00e4tzungen aus dem Bauch vornehmen zu m\u00fcssen, weil nicht gen\u00fcgend Daten vorlagen, sollte beendet werden und es sollte m\u00f6glich sein, zeitnah Entscheidungen auf Basis fundierter Daten zu treffen. Mit dem Wachstum des Unternehmens und der verf\u00fcgbaren Daten stellte Board H&M mehr Prognosef\u00e4higkeiten und pr\u00e4skriptive Entscheidungsfindung zur Verf\u00fcgung. Alia Strub f\u00fcgt hinzu:<\/p>

\u201eWir alle wissen, dass Controller von riesigen Excel-Tabellen fasziniert sind. Aber unsere Filialleiterinnen und Filialleiter sind keine Excel-Experten. Wir brauchten ein System, das ihnen zeigt, wo sie nach Informationen suchen m\u00fcssen, und das ihnen auch Vorschl\u00e4ge macht, wie sie ein bestimmtes Problem oder eine bestimmte Frage l\u00f6sen k\u00f6nnen. Genau das hat Board geliefert.“<\/em><\/p>

H&M definiert Personaleinsatzplanung so, dass die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit am richtigen Ort von und f\u00fcr die richtige Person erledigt werden, um den Kunden das bestm\u00f6gliche Erlebnis zu bieten.<\/p>

Erkenntnis Nr. 3 – Ein flexibles System kann skaliert werden, ohne zu brechen<\/strong><\/p>

H&M freut sich, dass Board auch die Zeiten bew\u00e4ltigt, in denen eine gro\u00dfe Anzahl von Benutzern gleichzeitig auf das System zugreift. Da H&M rund um die Uhr arbeitet, ist die Technologie auch 24 Stunden im Einsatz. Es gibt immer Nutzer im System. Nat\u00fcrlich gibt es Schwankungen in der Nutzung, abh\u00e4ngig von der Tageszeit und der Gr\u00f6\u00dfe der M\u00e4rkte. In Europa, dem gr\u00f6\u00dften Markt von H&M, arbeiten zum Beispiel oft 500 Benutzer gleichzeitig am System. Jeden Tag werden durchschnittlich 450.000 Vorg\u00e4nge \u00fcber die Plattform abgewickelt \u2013 das sind f\u00fcnf pro Sekunde! W\u00e4hrend der europ\u00e4ischen Gesch\u00e4ftszeiten kann diese Zahl jedoch bis zu zehnmal h\u00f6her sein, ohne dass Board an seine Grenzen st\u00f6\u00dft.<\/p>

Neben der Skalierbarkeit muss ein System auch flexibel sein. W\u00e4hrend der Pandemie \u00e4nderten sich die Gesundheits- und Arbeitsvorschriften f\u00fcr den Betrieb von Unternehmen sehr h\u00e4ufig. Dies erh\u00f6hte den t\u00e4glichen Druck auf die korrekte Personalplanung, w\u00e4hrend gleichzeitig das positive Kundenerlebnis, f\u00fcr das H&M bekannt ist, aufrechterhalten werden musste. Da anfangs niemand die M\u00f6glichkeit hatte, die Planung in den Filialen zu \u00e4ndern, musste H&M schnell etwas aufbauen, um den Disponenten die M\u00f6glichkeit zu geben, die Arbeitszeiten besser zu planen. In Zusammenarbeit mit Board wurde dies in etwas mehr als einer Woche erreicht, wobei die technische Forecasting-Technologie umgestaltet und den Disponenten entsprechende Werkzeuge zur Verf\u00fcgung gestellt wurden. Sie waren beeindruckt davon, wie flexibel das System war und wie schnell sie damit Pl\u00e4ne an sich \u00e4ndernde Vorschriften und Standards anpassen konnten.<\/p>

Erkenntnis Nr. 4 – Bei der Personalplanung geht es um effizientes Zeit- und Personalmanagement<\/strong><\/p>

H&M nutzt von Board eine Kombination aus den SYNAPPS-Tools des Unternehmens und dem Filialplanungssystem, um eine langfristige Personalplanung zu erstellen. Alia Strub merkt an:<\/p>

„Wir planen derzeit 13 Wochen im Voraus – und k\u00f6nnen genau planen, wie viele Personenstunden wir an den Kassen ben\u00f6tigen. Wir k\u00f6nnen im Voraus feststellen, ob uns Leute fehlen w\u00fcrden. Obwohl wir einen ’13-Wochen- oder 26-Wochen-Plan im Voraus‘ immer als Entwurf betrachten, ist die Board-Technologie flexibel genug, dass wir, wenn die Zeit n\u00e4her r\u00fcckt, \u00c4nderungen vornehmen k\u00f6nnen, um sicherzustellen, dass der Plan die Realit\u00e4t so genau wie m\u00f6glich abbildet.“<\/em><\/p>

Das Kundenverhalten kann ein entscheidender Faktor bei der Personalplanung sein, da es nur schwer vorherzusehen ist, und in jeder Region unterschiedlich ist. Zum Beispiel sind Kreditkartenzahlungen in China langsamer als in anderen Regionen. Oder jemand hat eine Frage, die die Schlange an der Kasse verlangsamt. Aber das ist nicht unbedingt schlecht, denn es kann auch das Kundenerlebnis verbessern und sogar zu mehr Umsatz f\u00fchren. Board liefert eine Vorstellung von der Nachfrage, die es den H&M-Managern erm\u00f6glicht, zu bestimmen, wie viele Personen sie in einem bestimmten Zeitraum ben\u00f6tigen und ob die Filialleiterin oder der Filialleiter mehr Kassen \u00f6ffnen sollte als urspr\u00fcnglich geplant.<\/p>

Ausgehend von der Anzahl der Besuche in den station\u00e4ren und Online-Gesch\u00e4ften („Omnichannel“) berechnete H&M die Anzahl der Besch\u00e4ftigten, die ben\u00f6tigt werden, um die wichtigsten Bereiche des Gesch\u00e4fts, wie Kassen, Lagerr\u00e4ume, Umkleider\u00e4ume, F\u00fchrungsaufgaben und Kundensupport, t\u00e4glich von 7 bis 20 Uhr im 15-Minuten-Raster abzudecken.<\/p>

Fazit: Die Digitalisierung bei H&M ist nicht aufzuhalten<\/strong><\/p>

F\u00fcr H&M gab es w\u00e4hrend der neunj\u00e4hrigen Reise mit Board keine wirklichen \u00dcberraschungen \u2013 eine gemeinsame Reise, die weitergeht. Das Management freut sich, dass die Pr\u00fcfung der Daten schneller, genauer und insgesamt n\u00fctzlicher ist, da H&M mit Board viel weiter in die Tiefe gehen und verschiedene Szenarien modellieren kann (z. B. wie viele Kassen ge\u00f6ffnet werden sollten, um den Umsatz zu optimieren). Alles in allem „erm\u00f6glicht uns die Board-L\u00f6sung, viel genauer zu sein“, so Alia Strub.<\/p>

M\u00f6chten Sie mehr \u00fcber die H&M Reise mit Board erfahren? Sie k\u00f6nnen sich das gesamte Webinar jetzt als On-Demand-Version<\/a> ansehen und erfahren, wie die richtige Personaleinsatzplanung die Mitarbeitenden dazu bringen kann, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zu arbeiten, um den Kundenservice zu verbessern und das bestm\u00f6gliche Kundenerlebnis zu bieten.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Die Einzelhandelsbranche entwickelt sich st\u00e4ndig weiter, und es sieht so aus, als sei der Wandel der gemeinsame Nenner, dem sich alle Unternehmen der Branche heutzutage stellen m\u00fcssen. 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